首页 > 理论园地 > 业务管理 > 正文

浅谈旅行社日常工作的时间管理

more

来源:网络 郭庆超阅读次数:1978时间:2013-11-01

在日常工作中,我们会听到很多旅行社的员工经常抱怨: “最近实在是太忙了。”“今天都忙得没时间吃午餐!”而问及具体工作时, 很多人都无法说出自己具体是因为什么而忙, 具体完成了哪些工作。这对于管理者来说,常常觉得对于如何合理优化安排工作流程以及如何提高员工的工作效率等方面无从入手。 所以若想要让企业更有效的运营, 就要让企业组成的基本个体——员工建立以结果为导向的时间管理,使其更合理分配时间就成为了企业成功运营的重要前提。那该如何进行时间管理呢?  

一、制定计划—合理的规划组织时间


合理的规划和组织时间,目的在于找出工作的最关键部分,且尽可能地把精力放在其中。正如著名的柏拉度80/20法则证明,80%的效益来自于20%的工作。从旅行社内部工作来看,有很大一部分是常规工作,例如出计划、收客、送签取签、交接发团等等,每天都有一些计划内的事情。为了有效管理时间,我们需要制定适用的工作计划。计划就像连接目标和行动的桥梁,如果没有计划,实现工作目标往往可能是一句空话,一般先制定月计划,然后将其分解为周计划与日计划,并在计划结束的时候抽空做一个整理,清除已经完成的任务再制定下一轮计划。

每天在工作开始前,根据月、周计划制定简单的日工作计划,将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类。再根据自身情况,安排紧急的事情最先做,安排重要的事情在自己状态最好的时候来做。避免把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。在一天工作即将结束前,总结一天的工作,然后整理第二天计划内容的工作思路与方法。

当然,在制定日计划的时候,也要考虑计划的弹性,不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力所能达到的80%,因为旅行社工作常常会出现计划外的工作,如销售会突然收到特殊团队报价与要求,需要计调即时安排行程和报价,遇到自然、政治、社会等因素的影响,又需要内部工作人员即时响应,作出正确判断来妥善处理突发事件。如果我们每天的计划都是100%,那么,在我们完成临时任务时,就必然会挤占已制定好的工作计划,原计划就不得不延期了,这就有可能陷入明日复明日的被动局面。久而久之,我们的计划就失去了计划性和严肃性,甚至连自己也会对工自己的工作能力产生怀疑。

二、养成良好的工作习惯

旅行社的工作资料可以说种类繁多,且更新速度非常快,养成日常工作的良好习惯,有利于提升自我价值,也有利于提升工作效率,与此同时还能带来愉悦的工作心情。

1、保持整洁:整洁的桌面和“桌面”(电脑桌面)更易于归档归类,也就易于查找使用,不需要打断工作流程专门停下来找某个文件或某个东西。

2、文件处理归档:将不用的资料丢掉,将有使用价值且重要的归档,根据统计约 80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案,就是不好的档案系统,所以一段时间就要整理档案并将不需要的档案丢掉。

3、模板与确认单:做好常用的工作模板与确认单,为日常工作提供方便,既节省时间也能避免或减少错误。

4、随时记录:不依赖记忆力,把所有想到的写下来,这样不必担心会忘掉,也不需要用脑子一遍一遍的回忆。

三、严于律己、拒绝打扰

首先尽量少在工作时间干私事。工作累的时候难免会放纵自己,和同事聊聊闲话、看看股票、打个电话、寄个快递等,而恰恰当时间消耗在与工作无关的这类事情上时工作效率便会降低,使得一项工作的完成就会拖拉、延期。因此,合理安排时间更显得重要了,尝试将个人事务的处理安排在自己精力不够旺盛的时间内,如下班前半个小时,这样会收到意想不到的效果的。另外,旅行社内部日常工作常常会出现这样或那样的意外事件。如一个问询电话、一个同行的到访,突发情况的干扰等等。所以,有效避免其他事务的干扰等,对于提高工作效率同样非常重要。我们在时间和精力都不能允许分心的时候,很需要我们学会说“不”。当然,这样做也要注意方式方法且掌握一定的技巧,防止别人对你的为人处事产生误解。

对于有效利用时间的方法还有很多,比如优化工作程序,批量处理事件等。其实每个人的实际情况都有所不同, 但都可以找出最适合自己的方式方法。关键是时间管理是一种从内心意识建立到行为习惯养成的过程,在日常的工作、生活、学习过程中改变自己,养成良好的行为习惯。 而公司的管理人员应该在日常工作中对基层员工多进行指导, 使其能挖掘自我潜能,进而实现时间和效率上的双赢以及自我与企业的双赢!