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【诺和诺德-廖晨阳】会议采购那点事

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来源:商旅专家阅读次数:2165时间:2016-04-12

背景介绍

 

合规,费用控制和服务是诺和诺德关于采购管理方面的三重底线。我经常和其他药企的采购及会议团队进行研讨,发现大家在会议管理的需求是非常接近的,合规、费用控制,还有关于服务三点都是需求方非常关注的点,而不是仅仅集中在一个领域。在不同的时期根据公司的业务需求的关注点,或者根据目前行业的变化,我们的关注点可能是不同的,但价格,质量/服务和合规三个点都是我们共同的基本要求。

MICE供应商评估

 

 

 

活动公司和会议公司和当地旅行社(DMC),这三类都是我们所说的MICE供应商。在我所在的公司,我们对供应商会有非常严格的评估标准,不同品类的供应商考察点也不同。我们有三种评估模式。长期供应商资质评估,日常评估和年度绩效评估。

 

长期供应商资质评估,对于会议类来说,最基础的要求是不能做旅游为主的旅行社,需要有服务大客户的服务的经验,尤其是服务过药企的服务经验,有非常好的服务的背景和资源。而且由于会议行业服务的特性,我们的合作方需要派给我们非常有经验的优秀的客户团队和客户经理。另外合规意识也是我们考察的重点。当然有竞争力的价格也是我们十分关注的。有些公司各方面都不错,但是收取非常高的服务费用,我们也没有办法合作。那么这些条件都满足,是不是就一定能成为供应商呢?这还要我们是否有空缺的名额。每个品类会根据业务量的多少,有一定的供应商名额,除非原有供应商名单有变化,有停用或者由于业务拓展需要新增,才会进行新供应商的评估和选择。这也就是大家俗称采购长期供应商目录List,List里有了空缺,我们才能启动评估的程序。

 

日常的评估,是指每个具体会议的供应商选择。每个Case我们会发出具体的标书,根据供应商的服务能力,价格,近期承接的工作量等综合评估后,确认出每个会议的执行公司。

 

从上面可以到看,签约进入list很难,那么是不是进了list,开始接到订单,就可以一劳永逸了呢。这个我们还有年度绩效考核。这个考核会根据日常合作的服务水准,包括报价的速度、准确性和价格,服务能力、服务质量,是否有投诉,合规意识等做一个综合的评分。评分优秀的可以直接续约,进行第二年的合作名单,但一旦综合绩效考核的成绩低于规定分值,将会给予警告,不续约和停止合作的处罚。来保证高质高效的服务。

酒店评估

 

 

企业方采购酒店从采购渠道上来看,有两种形式,一种是直接和酒店联系采购,我们称之为“直采”,另外一种是通过为我们操作会议执行的供应商来采购酒店,我们称之为‘代采’。我所在的企业从2015年一月起,由于合规和成本节约的双重压力,国内酒店已经全部直采。具体就是在酒店的筛选和搜寻上包括合同谈判和价格等方面全部由采购团队自己负责,不再通过MICE采购和推荐,全部由我们自己负责联系酒店进行采购。这样做的好处是节约了采购成本,和酒店直接沟通避免了中间环节的造成的差错,并且直接避免了合规风险。但是这种做法,带来了巨大的沟通工作成本。为了提高效率,我们建立了协议会议酒店名录,现在我们已经选了有差不多70多家酒店,覆盖了17个城市,这只是我们经过一年左右的时间初步的工作,今年我们还会在7月份和明年年初,根据酒店的使用合作情况包括满意度等进行调整,我们未来会增加更多的目的地作为我们会议的城市,会增加更多的会议酒店。 

 

挑战和期望

 

在大中型会议方面,我们是有非常好的供应商的资源,市场上同类型的供应商也很多,供应源充足,我们不愁供应源,但是我们面临的问题是什么呢?首先酒店全部是由我们直采的,大家都知道,外企的流程相对复杂的,从申请建立供应商到签订合同,要花很多的人力精力,有很多流程,因此和酒店合作中,能够提供更加灵活的付款条件,接受企业标准化条款,能接受标准化合同的酒店是我们优先选择对象。

 

目标酒店的筛选也是我们目前工作的难点,在大量的信息中如何快速有效的寻找和选择出适合我们的目标酒店是我们目前工作的痛点和重点。我们期待能够提供更有效地方式,提高效率,节约人力成本。

 

另外,会议之后的支持工作和核对工作非常大,核对也非常困难,需要大量的人力。   

 

小微会议就更加困难,全是在三四线城市,甚至是乡镇,中国这么大,无法像其他国家那样简单的签约一个全国性的租车公司。租车如此,更别说小型会场,甚至餐厅了。在小微会议中,供应商的覆盖能力,服务能力差别参差不齐,和我们的期望有很大的差距。我们期望能够找到资源覆盖全,能力强的合作方帮助我们去解决这些问题。

   

目前越来越多的企业已经开始走入了直付的状态,但MICE是服务行业,我个人认为传统的MICE供应商不会被替代,但是可能整个行业会更加智能化,智慧化。期望一些更加创新的方法来解决我们传统MICE供应商不能解决的问题.

 

总结

 

在互联网时代,资源信息透明,和过去比,信息异常丰富。我们通过不同的渠道看到非常多的酒店、地接社,车辆,甚至是餐厅的资源,但是这些信息如何进行筛选?哪些是我真正需要的?如何保证服务质量,如何保证资源方信息的有效性和准确性,如何在众多的信息里快速准确的选择出最适合我们的,是我现在所面临的问题和需要关注的点。

 

其实我们的需求很简单,我公司的采购人员规模在业内不算小,但仅能提供不到3个人头在会议的管理和日常成交上。因此,优化资源,提高效率,成了我们的重点目标。我们希望合作方能够“听懂”我们的声音,不仅仅是听话,而是要真的听懂,能捕捉到我们真正的需求痛点,有创新的方案帮助我们解决问题,就是我们需求方的期待的合作伙伴。 

 

进入互联网+的时代,我们跟大家一样迷茫,一样站在十字路口,困惑于未来的方向。MICE行业在这几年互联网的影响下有特别大的发展和改变,我认为这种趋势会继续发展,MICE行业会更加智能化。我非常同意会唐的说法,MICE是服务行业, MICE供应商不会全部被替代。但我认为可以做一些很好的融合和结合,而且未来的数据是整合化,更加智能化的。投资方也作了类似的预测,这跟我们需求方的想法没有什么区别,是真的不谋而合。本次大会的主题叫做觉醒者,我特别希望传统的MICE供应商能够有一些觉醒,我也非常想跟大家在这方面有更多的探讨。期望通过我们的供需双方的共同努力,能够让我们未来的会议变得更加简单,更加智能。期待有更多的供应方加入觉醒的行列,成为优秀的觉醒者,做需求方期待的合作伙伴。